De oorzaak.

Een PDF bestand, dat opgemaakt werd in office, is een combinatie van tekst en opmaak onderdelen.  De tekst in een PDF bestand, wordt bewaard als tekst (wanneer je een PDF bestand opent, kan je de bewaarde teskt opnieuw selecteren).  De opmaak van de tekst (lettertype, lettergrootte, kleur, …) wordt als aparte code in de PDF file bewaard.  Eén van die codes is een verwijzing naar het lettertype of font dat gebruikt moet worden.

Hier komt de kat op de koord.  Lettertypes zijn aparte bestanden op je computer.  Als je een PDF bewaart, wordt de tekst opgeslaan.  Daarnaast wordt de naam van het lettertype en de verwijzing naar dat font bewaard.  Wanneer je de PDF opnieuw opent in acrobat wordt, aan de hand van de verwijzing, gezocht naar dat lettertype bestand.  De bewaarde tekst wordt dan weergegeven in het lettertype dat op je computer staat.

Als de PDF op een andere computer geopend wordt en het lettertype, waarnaar verwezen wordt in de opmaakcode, niet bestaat op die computer dan wordt de tekst opgebouwd met een standaard lettertype.

Wat kun je doen om het lettertype in een PDF te behouden.

Er bestaan verschillende manieren om documenten om te zetten naar een PDF bestand.  Het probleem met het versprongen lettertype in een PDF file komt steeds voor bij het gebruik van een PDF printer driver.
Dit probleem kan je voorkomen door, naast de verwijzing, ook het lettertype mee te sturen met je PDF bestand.  In de geavanceerde instellingen van de PDF printerdriver kan je, onder de grafische instellingen, de settings voor TrueType Lettertypes veranderen naar ‘Downloaden als laadbaar lettertype’.   Op die manier worden alle gebruikte lettertypes bewaard in de PDF file.

Klik op de afbeelding voor een grotere versie.

Wij trokken een dag naar Duitsland om deel te zijn van dit grote printcircus.  Ik had me voorgenomen om een antwoord te vinden op volgende vragen:

- Welke druktechnieken zijn aanwezig en welke techniek steekt er boven uit?
- Welke innovaties in (digitaal) printen springen in het oog?
- Hoever staat de integratie van low- en mid-end afwerkingstoestellen (snijmachines, inbindmachines, …)
- Fun?

In de Düsseldorf Messe zijn 17 hallen.  Alle hallen werden bezet met leveranciers voor de grafische productie industrie.

Ons verslag

We startten in hal 8 om tegenwijzerszin alle hallen van de Drupa te bezoeken.

Welke druktechnieken waren aanwezig op Drupa en welke sprong er bovenuit?
De eerste hallen die we bezochten waren compleet gevuld met grote namen uit de digitale printindustrie.   We waren onder de indruk van de grootsheid van dit evenement en ik vond, zonder andere hallen gezien te hebben, dat digitaal printen fantastisch vertegenwoordigd was.  Naarmate we vorderden moest ik mijn mening bijstellen.  Digitaal printen was slechts een fractie van volledig Drupa.
De grootste vertegenwoordiger was offset.  Een digitale pers is niets in vergelijking met een gigantische offset pers.  De bezetting offset versus digitaal was duidelijk.  Offset won.  De meest indrukwekkende leverancier van offset materiaal was Heidelberg.  De Duitse fabrikant palmde er 2 (twéé) volledige hallen in.

De aanwezigheid van offset en digitaal was opvallend, omdat ze gecentraliseerd waren.  Toch was er een derde grote speler in het spel.  Inkjet.  Inkjet was niet gecentraliseerd in een hal, maar was echt overal aanwezig.

Hoewel inkjet niet de grootste oppervlakte bezette in totaal, inkjet was alom tegenwoordig.  Highend fotoprinters, extreem brede inkjetprinters voor signage toepassingen, printers voor short run posters, … Het grote gevecht was dus Inkjet versus Offset versus Digitaal.   Inkjet sprong viel op door zijn alomtegenwoordigheid op Drupa.

Welke innovaties in (digitaal) printen springen in het oog?
Alle printprocessen worden gevoed met een PDF workflow.  In theorie print iedereen dus digitaal.  Het verschil zit in het gebruik van toner/inkt en een computer/tinnen plaat.  Een kort antwoord voor toner gebaseerd printen: er was weinig vernieuwend te zien bij de digitale leveranciers.  Er zijn enkele snellere printers, enkele nieuwe inkt/toner samenstellingen maar geen noemenswaardige uitschieters.  Offset collega’s bevestigen dat de innovaties in dit gebied enorm waren.  Wij wreven onze ogen uit bij de presentatie van een Man Roland offset pers.

Hal 7 was Innovation Parc gedoopt.  Het opzet van de hal was eenvoudig.  Elke leverancier kreeg er, ongeacht autoriteit, een booth ter beschikking.   In die booths werden nieuwe software toepassingen tentoon gesteld.  Een bescheiden aandeel voor innovatie in een snel evoluerende markt, naar mijn mening.

Hoever staat de integratie van low- en mid-end afwerkingstoestellen (snijmachines, inbindmachines, …)
Meten is weten.  Om in een project absolute controle te hebben over het volledige trajekt van start tot oplevering, is het belangrijk om zoveel mogelijk parameters te benoemen, te meten en bij te sturen.  In een printproductie is dat niet anders.  JDF en JMF zijn bestandsformaten die ontworpen werden om productiegegevens uit te wisselen tussen machines en sturingssysteem.
Geen enkele leverancier kon ons bevestigen dat er terugkoppeling was van productiegegevens in de afwerkingsmachines.  Ik hoop dat dit snel komt.

Fun?
Jazeker!  De 3D printer op de stand van Xerox.

Een bandjesmachine die in no time een papieren band rond een stapel documenten schiet.

Een inbindmachine met transportband voor tijdschriften en kranten die twee stands verbond met elkaar.

De boekjes kunnen op verschillende manieren ingebonden worden.  Het enige waar op gelet moet worden bij de opmaak van een boekje is het aantal pagina’s.   Met onze volgende methode mis je nooit.

Inbinden kan verdeeld worden in twee grote groepen.

groep 1: Inbinden van een boekje door het bundelen van de losse pagina’s met ringen, met een papieren rug, een plastieken rug, … .  Bij deze groep moet het aantal pagina’s even zijn.  Indien het aantal pagina’s in je document oneven is, kan je best een blanco blad toevoegen.

groep 2: 2 Pagina’s op een groter vel printen om nadien dubbel te vouwen en het boekje te nieten in de rug.  De aangeleverde pagina’s worden herschikt zodat ze per twee op een blad staan en dat, na het vouwen, de volgorde van de pagina’s klopt.
Impositie is het herschikken van de aangeleverde pagina’s op een groter papierformaat.  Een synomniem voor impositie is inslag.  Bij inbindingen van groep twee moet het aantal pagina’s in het boekje een veelvoud van vier zijn.  We printen immers vier pagina’s op één groot blad.  Heeft je boekje een veelvoud van vier aan pagina’s dan voeg je best ergens een aantal blanco pagina’s bij.

Voor beide groepen is een PDF met alle pagina’s apart de beste manier van aanleveren.  Een PDF file maken kan gratis.

Wij voorzien de documenten van de juiste impositie, volgens de gekozen inbinding.  Je dient enkel rekening te houden met het aantal pagina’s.  Het aantal pagina’s is bij de twee soorten inbinding verschillend.

Besluit:

- lever je PDF steeds in aparte pagina’s.
- Controleer de gewenste inbinding en wijzig, indien nodig, het aantal pagina’s in je document (groep 1 : veelvoud van 2, groep 2: veelvoud van 4).

De vraag is terecht: “Hoe zet ik een Word bestand om naar PDF?” en “Hoeveel kost het om een office bestand om te zetten naar PDF?”.

Een office bestand omzetten naar PDF kan op verschillende manieren. Een word, excell, publisher, … bestand omzetten naar pdf kan gratis.

Het icoon voor een acrobat file ziet er zo uit:

1. Printerdriver.

Je downloadt een printerdriver en installeert die, alsof de printer zou aangesloten zijn op je computer. Om een document om te zetten naar PDF, print je dat document naar die, net geïnstalleerde, printer. Afhankelijk van de driver heb je de mogelijkheid om een aantal instellingen, eigen aan PDF documenten, aan te passen. Uiteindelijk dien je een bestandsnaam in te geven, waaronder jouw PDF bestand bewaard wordt.

Alweer afhankelijk van de printerdriver wordt het bestand in Acrobat Reader geopend of niet.

De drivers kunnen opgesplitst worden in betalende drivers en niet betalende drivers. De betalende drivers bieden over het algemeen meer instelmogelijkheden en opties dan de niet betalende. Mensen die een office document willen omzetten naar een PDF document op een eenvoudige manier, hebben genoeg met een gratis alternatief.

Betalende drivers:

- Acrobat Professional.
De bekendste driver is Acrobat Professional. Dit is meteen het duurste pakket, waarvan de printerdriver een onderdeel van is. Acrobat Professional is de volwaardige versie van Acrobat Reader. Met dit programma kan je PDF documenten aanpassen. Bij het installeren zal er in de Officetoepassingen een menu item toegevoegd worden om makkelijk PDF files aan te maken.

- PDF 995.
PDF 995 is een krachtige driver en tool om PDF files te genereren. De PDF995 suite is het complete pakket, dat bestaat uit een printer driver, een PDF editor en een PDF beveiligingskit. Deze 3 elementen kan je gratis downloaden en gebruiken. Bij elk gebruik verschijnt er gedurende een aantal seconden een reclameboodschap op het scherm (niet in de PDF file zelf). Elk onderdeel apart kan je registreren voor $9,95, voor de complete suite betaal je $19,95. De registratie is per gebruiker. PDF995 is een goedkope manier om PDF files aan te maken met bijzonder veel opties.

Niet betalende drivers:

- Cute PDF.
De meest eenvoudige manier om gratis PDF files te genereren is CutePDF. Cute PDF writer vraagt enkel naar de bestandsnaam bij het printen en opent het PDF bestand nadien niet. De instellen zijn beperkt tot de standaardinstellingen van elke printerdriver: kleur/zwart-wit, resolutie, papierformaat, … Mensen die sporadisch een document omzetten naar PDF kiezen voor deze oplossing.

- PrimoPDF.
Een meer uitgebreide manier om gratis PDF files aan te maken is PrimoPDF. PrimoPDF is een PDF Writer, waar je bij het printen de mogelijkheid krijgt om de meeste instellingen van je PDF file aan te passen (kwaliteit, beveiliging, auteurseigenschappen en printinstellingen).

Primo PDF laat je toe om PDF pagina’s aan een bestaand bestand toe te voegen. Als je een bestandsnaam opgeeft die reeds bestaat, krijg je de keuze om het PDF bestand te overschrijven of het nieuwe document als extra pagina’s in de PDF te voegen.

Mensen die iets meer willen dan een rechttoe rechtaan PDF writer, kiezen voor deze oplossing.

2. Online conversie.

Tegenwoordig is het niet meer nodig om een printerdriver te installeren. Je kan gebruik maken van deze gratis online diensten om een document te converteren naar een PDF bestand, zonder software te moeten installeren. Mensen in kantooromgevingen die geen rechten hebben om software te installeren op hun pc, kunnen van deze diensten gebruik maken. Uiteraard heb je geen controle over PDF instellingen.

- Primo Online.
Primo Online, is de online versie van PrimoPDF. Primo Online ondersteunt een enorme lijst bestandsformaten. Enige voorwaarde om deze dienst te gebruiken is een emailadres en een genoeg opslagplaats op je mailserver, bij grote bestanden. Het omgezette PDF document wordt je gemaild.

- Loop to PDF op iGoogle.
Loop to PDF is een Widget, aangeboden door Drawloop, die je kan instellen op je iGoogle pagina. In deze widget kan je files uploaden en laten omzetten naar PDF. Na het uploaden wordt het PDF document je als download aangeboden. Loop to PDF is een oplossing van Drawloop. Op hun site bieden ze verschillende oplossingen aan om PDF files te genereren, waaronder de mogelijkheid om verschillende files in één PDF file te combineren. Loop To PDF aanvaardt de volgende bestandstypes: Microsoft Visio, Microsoft Publisher, Bitmap, GIF, JPEG, PNG, Plain Text, Rich Text, XML, HTM/HTML and URLs.
Loop to PDF is ook beschikbaar als een Firefox Addon: https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/4738

Uiteraard is deze lijst niet volledig. Bestaan er goede alternatieven, die er niet bijstaan? Laat het weten!